Ooit weleens een rapport van begin tot eind gelezen? Als een thriller die via situatieschets, onderzoeksmethoden en resultaten, naar de climax toewerkt? Zo ja, dan hoor je volgens rapportdeskundige Michiel Boswinkel tot een uitgestorven lezerssoort.
In zijn boek Rapportbestrijding – tegen de papieren plaag! (Van Duuren, mei 2010) opent hij de ogen van schrijvers die hun lezers niet zien. Boswinkel bedoelt daarmee dat rapportschrijvers hun publiek moeten aanwijzen. Het gaat immers niet om een roman. Als trainer voor een middelgroot adviesbureau komt hij nogal eens in organisaties waar na ieder project driftig een rapport geschreven wordt. Maar op de vraag voor wie het is geschreven, krijgt hij niet altijd antwoord. Of het wordt weggewuifd met het verweer: ‘Dat doen we altijd zo.’ Een rapport zonder publiek mag het daglicht niet zien, luidt Boswinkels devies.
Springerige lezers
Vrijwel iedere lezer stelt volgens Boswinkel dezelfde eisen aan een rapport: overzichtelijk, leesbaar en inhoudelijk relevant. Een voortdurende focus op doel, publiek en boodschap dus. Maar daarmee ben je er als schrijver nog niet. Die moet volgens Boswinkel eerst het idee uit zijn hoofd zetten dat de lezer alles leest. “Niemand begint meer vooraan en leest als een ploegpaard regel voor regel verder. Dat kan ook helemaal niet, want daar is geen tijd voor. Lezers springen daarom door teksten heen, op zoek naar antwoorden op hun vragen.”
De lineaire lezer bestaat niet meer, aldus Boswinkel.
Hoogstwaarschijnlijk zal hij als eerste de conclusie lezen en die uitgebreide beschrijving van de onderzoeksopzet en de achtergronden van de proefpersonen laten voor wat het is. Maar ja, dat laatste is natuurlijk wel van belang voor de verantwoording. Ofwel: eerst het eten, dan de rekening.
Boswinkel besteedt overigens weinig aandacht aan de kunst van het schrijven. De opzet acht hij belangrijker. Toch geeft hij een aardige tip voor mensen die met hun hoofd op het toetsenbord rusten. En die luidt: gewoon doorschrijven! “U formuleert de woorden en zinnen dan namelijk zoals u ze ook zou uitspreken: begrijpelijk.” Laat je niet afleiden, bezweert hij. “Zet de spellingcontrole uit en zorg dat u niet gestoord wordt door telefoontjes, e-mails of collega’s.”
Knutselende schrijvers
Vergeet ook niet de backspace onklaar te maken. Wie al schrijvend aan het schrappen en verbeteren is, haalt nooit de finish. “Backspacen is oorzaak nummer 1 van schrijfblokkades.” Hetzelfde geldt voor knutselen. “In een half afgeschreven zin gaat u woorden herschikken, zinsdelen toevoegen en formuleringen herzien, totdat de zin min of meer uitdrukt wat u bedoelt. Ook dat is een onproductieve manier van schrijven en het levert bovendien zelden beter leesbare zinnen op. Wacht dus met aanpassen tot een afgerond deel van uw tekst helemaal op papier staat.”
Het boek wemelt van de tenenkrommende voorbeelden. Eén daarvan is de beleidsmaker die aan het publiek moest melden dat ze gemeentes, verenigingen en scholen langsgaat om te vertellen wat haar team allemaal doet om buurten veiliger en gezelliger te maken. Dat schreef ze als volgt op:
Het doel van deze bijeenkomsten is het breed genereren van aandacht voor de realisatie van de taakstelling, het komen tot een integraal regionaal aanbod op het terrein van sociale cohesie, armoedebeleid, vandalismebestrijding en veiligheid (binnenshuis en/of buitenshuis) en het op regionaal niveau maken van concrete afspraken.
Zelfs een ploegpaard slaat daarvan op hol.
De grootste sport van het lezen van een rapport is, in mijn ervaring, het ontcijferen van wat iemand probeert te zeggen. De ‘O, dat bedoelen ze’-ervaring doet zich zeer frequent voor. Mede hierdoor ga je het rapport scannen, de conclusie alvast lezen om de rest van het stuk beter te kunnen begrijpen.
Als men in compacte vorm zou schrijven zouden rapporten een stuk minder dik worden. Ik heb vaak het idee dat de sport voor de schrijver is, hoe kan ik zo’n lang mogelijke zinnen maken met veel vaktermen erin. Zeer vermoeiend als lezer.
Jessica op 23 July 2010 om 08:29